Kommunala projekt som överskrider budget, badhusbyggen och renoveringar som fördyras och försenas. Brist på totalkostnadsperspektiv och utebliven efterkalkylering. Exemplen är många på bygg- och renoveringsprojekt med de bästa intentioner, men med sämre planering samt avsaknad av uppföljning.
De första misstagen inträffar ofta redan i upphandlingsfasen. Fokus ligger på att välja den till synes billigaste lösningen. Men bara för att en produkt är billigare i inköp innebär det inte att det är billigare att använda den. Genom att räkna med ett totalkostnadsperspektiv kan vi identifiera en rad kostnader som kan sänkas och i vissa fall undvikas helt, genom att välja produkter efter totalkostnad istället för lägsta styckpris.
En del billigare produkter kräver att ytan även bearbetas med primer. Att behöva prima, upprepade gånger behöva slipa, riva väggar istället för att reparera genom skivlimning samt att bära fler tunga säckar till ytterligare arbetsmoment kostar såväl i form av tid som i pengar. Arbetskostnaden är en av de tyngre posterna, därför måste även denna kostnad tas med i beräkningarna vid inköp av produkter som kräver merarbete.
En produkt som kräver fler arbetsmoment innebär att projektet kommer att ta längre tid. Vid t.ex. badrumsrenoveringar och andra större renoveringar av hyreshus måste hyresgästerna beredas möjlighet till badrum eller köksfaciliteter på annat vis under renoveringstiden. Varje dag som renoveringen drar ut på tiden kostar i såväl pengar som bekvämlighet. Fler arbetsmoment kräver fler produkter, som kräver fler transporter som ska genomföras och koordineras. Detta har även extra miljöpåverkan i form av mer förorening.
Vad som är viktigt att fokusera på i projektplaneringsfasen är därför:
- Total materialåtgång.
- Total arbetstid vid olika produktval.
- Totala kringkostnader som följer vid olika produktval.
Nästa misstag rör efterkalkyleringen, som ofta är bristfällig och i många fall obefintlig. Vid brister i efterkalkyleringen går det inte att utreda varför givna tids- och budgetramar överskridits. Då går det inte heller att förebygga att misstagen upprepas, varpå ännu mer pengar går förlorade till följd av bristfällig planering och dålig kostnadskontroll.
Det är hög tid att inköpare och projektplaneringsansvariga tar kontrollen och börjar diskutera hur de uppnår bäst kostnadseffektivitet, att totalkostnadsperspektivet är med tidigt i planeringsfasen samt att fler projekt efterkalkyleras och utvärderas för att dra lärdomar för framtiden. Bristfällig kostnadskontroll fördyrar, försenar och förorenar och vi kan bättre än så!
