Känns det krångligt att välja rätt projektverktyg? Vad ingår och vad bör man tänka på? Vill du vara säker på att inte missa någon viktig funktion? Vi hjälper dig! I denna artikel har vi samlat viktiga aspekter att tänka på och satt ihop en checklista som du kan använda dig av för att välja rätt projektverktyg!
Du är inte ensam om att vara orolig över att kanske binda upp dig i ett dyrt avtal som är svårt att komma ur. Att välja rätt projektverktyg kan förändra din verksamhet markant till det bättre. Det finns studier som visar att felhanteringen på företagen minskar med 7 timmar i veckan, vilket motsvarar så mycket som 5 arbetsveckor på ett år! Dessutom svarar närmare 80% att de behöver lägga mindre tid på att skapa och följa upp arbetsuppgifter i projekten.
Förutom minskad felhantering ökar också effektiviseringen markant och ett medelstort bolag kan lätt spara över 200 000kr per år. Vill du se vad du kan tjäna? Räkna här!
Definiera vad som är viktigt för ditt företag
I checklistan vi tagit fram kan du lätt markera vilken funktionalitet som är relevant och viktig för ditt företag genom att ge dem en prio. Då är du ett steg närmare det du söker. Tex prioriterar ni ett verktyg som är lättillgängligt, mer användarvänligt eller med god support? Finns det färdiga kopplingar mot andra nyckelsystem såsom bokföring eller leverantörer eller kan man använda det på fler sätt än att endast planera? Jobbar tex många nationaliteter inom företaget så att det finns stöd för många språk?
Specificera behoven som ert projektverktyg ska underlätta eller lösa
Vill du kunna ge dina medarbetare tillgång till viktig och uppdaterad information oavsett var de befinner sig? Eller vill du enkelt kunna hantera ändringar i projekt? Ligger fokus på att snabbt kunna planera in projekten och dina medarbetare över tid? Eller vill du enkelt se hur projekten går och smidigt fakturera utan att ta hjälp av någon annan? Många företag kräver att systemet klarar att hantera flera projekt och projektmedlemmar – samtidigt som kunderna vill ha insyn i projekten.
Bestäm vad det får kosta
Det är lätt att stirra sig blind på den första kostnaden och missa helheten och möjligheterna man får med ett bra projektverktyg. Det är därför bra att satsa på ett system som löser mer än bara ett av dina problem. Många verktyg idag är sprungna ur ett enskilt behov och därefter vidareutvecklade. Därför kan det vara bra att fråga hur väl allt hänger ihop så du får så lite dubbeladministration som möjligt.
Vidare är det bra att säkerställa att det inte finns några dolda kostnader i tex utbildning eller support eller att det ligger i molnet. Du vill slippa dyrt underhåll eller kostsamma uppdateringar. Så förutom att titta här och nu, fundera också över hur du skulle vilja driva ditt bolag, istället för att bara ta det billigaste systemet som passar just nu.
Boka en kostnadsfri demo av Bygglet här!
